Beredskapsplan Sommertreff, 2025

Ledelsesstruktur under ekstraordinær beredskap 

Ekstraordinær beredskap vil si beredskapen vi går inn i dersom vi er i en kritisk og alvorlig situasjon. Dette kan for eksempel være om det oppstår brann eller skjer en alvorlig ulykke.  Dersom vi går inn i ekstraordinær beredskap struktur og ansvarsområder som vist over. Det er leirsjefen som bestemmer når vi går inn i ekstraordinær beredskap og som gir beskjed om dette.

Instrukser for håndtering ved forskjellige hendelser: .

1. Instruks for akutte medisinske hendelser

Dette innebærer hendelser der det må handles raskt for å redde liv, blant annet alvorlig skade, drukning og alvorlig sykdom.

Ansvaret for å sikre, varsle og hjelpe ligger hos de/den som først oppdager hendelsen.

Varsle alltid medisinsk nødtelefon: 113 ved akutte medisinske hendelser. Vi ringer heller en gang for mye enn en gang for lite, medisinsk nødtelefon kan veilede også ved mindre alvorlige skader. Når du ringer nødnummer - husk å oppgi at du ringer fra Risøy folkehøyskole

Du skal først sikre ulykkesstedet for å hindre flere ulykker dersom det er behov for det. Deretter skal du varsle medisinsk nødtelefon. Etter det skal du utføre nødvendig førstehjelp. (Er flere tilstede vil en starte førstehjelp mens den andre tilkaller nødetaten).

Varsle deretter leirledelsen på telefon. Og tilkall selvfølgelig også annen nødvendig hjelp.

2. Instruks for mindre akutte medisinske hendelser

Dette innebærer hendelser som er mindre alvorlige, mindre akutte og ikke livstruende. Omfatter mindre ulykker, sykdom, sykdomsutbrudd, etc.

Leirlege  er førstehjelpsansvarlig og har dermed hovedansvar for medisinske hendelser på leiren. Daghavende  underrettes alltid ved sykdom og skade, enten i etterkant dersom lederen selv løser situasjonen eller dersom hun involveres underveis. Avhengig av alvorlighetsgrad kontakter vi eventuelt legevakt og foresatte. Som hovedregel skal leirlege, kontakte legevakt. Det er kun leirsjef som ev.  kontakter foresatte.

Nærmeste legevakt:
Tvedestrand legevakt

37196600

Ved mindre akutte medisinske hendelser: Ivareta alltid den syke/skadede på best mulig måte og yt nødvendig førstehjelp. Tilkall førstehjelpsansvarlig ved behov. Ved mistanke om smittsom sykdom (som omgangssyke) er det viktig at den syke isoleres.

Vi har et førstehjelpssett som alltid er tilgjengelig på leirkontoret.  Der finnes plaster og lignende, samt smertestillende.

Leirlege vurderer ev. medisinering. 

3. Instruks for akutte psykiske hendelser

Dette innebærer akutte psykiske sykdommer/tilstander som sammenbrudd, angstanfall, psykose og lignende. (Ved fysiske skader gjelder instruks for akutte medisinske hendelser!)

Silje Kivle Andreassen  er psykososialt ansvarlig og har dermed hovedansvar for psykiske hendelser på leiren. Silje  underrettes alltid med en gang ved akutte psykiske hendelser. Det er psykososialt ansvarlig (og evt. andre hun involverer) som har ansvaret for å håndtere psykiske kriser som oppstår, ikke den enkelte. Den/de som er første på stedet skal derfor alltid begynne med å varsle Silje Kivle Andreassen. Er situasjonen svært akutt gjelder instruksen for akutte medisinske hendelser og første på stedet skal varsle 113.

Vær rolig og bli værende sammen med personen som har en psykisk krise inntil psykososialt ansvarlig kommer og overtar ansvaret.
Psykososialt ansvarlig vil så snart som mulig ta over ansvaret og gjøre en vurdering på hvorvidt man skal kontakte medisinsk nødtelefon eller psykisk legevakt. Det er lav terskel for å ringe legevakt eller 113 for psykiske råd. Dersom det er nødvendig, kontakter leirsjef ansvarlig foresatt/kontaktperson. Er personen under 18 år, kontakter psykososialt ansvarlig alltid foresatte. 

Psykososialt ansvarlig håndterer deretter situasjonen på følgende måte:

1. Skap et trygt miljø rundt personen som opplever psykisk krise. Dersom man befinner seg i en folkemengde, fjern vedkommende fra stedet. Finn et rolig og trygt sted. 

2. Dersom det er mulig, tilkall noen du vet vedkommende som opplever krisen er komfortabel med, og stoler på. 

3. Vær støttende, bruk fysisk, beroligende kontakt, med mindre vedkommende uttrykker at du ikke skal gjøre det. 

4. Lytt! Personer som sliter psykisk vet ofte selv hva de trenger for å komme seg gjennom situasjonen. 

5. Vis respekt. Når noen får panikkanfall, får et nervøst sammenbrudd eller blir psykotisk, kan man få et forvrengt bilde av virkeligheten. Dersom dette skulle skje, er det viktig at du ikke sier imot personen, men er støttende og viser at du tror på dem. 

6. Forsøk å roe ned vedkommende, ved å være trygg, vise omsorg, og eventuelt enkle pusteøvelser dersom dette skulle vise seg nødvendig. 

7. Prøv å finne ut om dette skjer ofte eller om det er første gang, og hva som utløste hendelsen. 

4. Instruks for mindre akutte psykiske hendelser

Dette innebærer psykisk sykdom og psykiske vansker som er mindre akutte og alvorlige. Dette kan for eksempel være mildere former for angst eller at en deltager mottar melding om dødsfall i familien.

Silje Kivle Andreassen er psykososialt ansvarlig og har ansvar for oppfølging av psykiske hendelser. Silje Kivle Andreassen underrettes alltid ved psykiske hendelser, også de mindre alvorlige. Ved mindre akutte hendelser kan hun tilkalles og ta ansvar for håndtering i selve situasjonen. Eventuelt kan hun underrettes i etterkant dersom lederen selv håndterer situasjonen.

I selve situasjonen er det viktig å lytte aktivt, opptre rolig og vise forståelse. Kom i liten grad med råd, men lytt heller til det personen forteller og spør personen selv hvordan hen tenker situasjonen kan løses og hva hen trenger.

Samtidig er det viktig å understreke at vi ikke leker psykologer. Det er viktig å ikke påta seg for mye ansvar for den andre personens psykiske helse. I verste fall kan det påføre mer skade enn nytte, både for leder og deltager. Om deltageren har behov for psykisk helsehjelp skal psykososialt ansvarlig alltid ta ansvar for situasjonen og henvise til profesjonelle.

Forebygging og observasjon:
Kurslederne har et ekstra ansvar for trivsel blant sine kursdeltagere. Dersom man får mistanke om at en deltager har behov for ekstra oppfølging skal psykososialt ansvarlig varsles.

5. Trygg!-instruks for grenseoverskridende adferd

Leir skal være et trygt sted for alle å oppholde seg.Det er nulltoleranse for seksuell trakassering, seksuell overskridende adferd og seksuelle overgrep som forklart i våre retningslinjer. Dette omfatter:

Seksuelle overgrep: Seksuelle handlinger gjort av en person mot en annen uten samtykke og/eller mot persons vilje, i en relasjon av tillit eller tvang. Seksuelle overgrep innebærer å lure eller påtvinge et annet menneske seksuelle handlinger eller seksualitet som personen ikke ønsker, eller ikke er utviklingsmessig i stand til å gi sitt samtykke til. Eksempler på seksuelle overgrep er voldtekt, tukling og beføling. Det kan også være å tilegne seg seksuelle handlinger ved misbruk av stilling, avhengighetsforhold eller tillitsforhold

Grenseoverskridende seksuell adferd: Handlinger som bryter med de grenser en person har for å beskytte sin integritet. Eksempler er uønskede seksuelle tilnærmelser, oppfordring om seksuelle tjenester, verbal eller kroppslig atferd av seksuell natur som oppleves ydmykende og/eller invaderende. Inkluderer handlinger på nett og sosiale medier.

Seksuell Trakassering: Seksuell trakassering er uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom. I seksuell ligger at det spiller på kropp, kjønn og seksualitet. Oppmerksomheten utgjør trakassering i det at oppmerksomheten fortsetter etter at fornærmede har gitt uttrykk for at det er uønsket. 

Det er Tryggansvarlig  som har ansvar for å motta og følge opp varsler om slike uønskede handlinger under leiren.

Dersom deltagere opplever eller mistenker seksuelt grenseoverskridende adferd som beskrevet ovenfor ønsker vi de skal melde fra om dette til Tryggansvarlig.

Om du som tillitsvalgt mottar et varsel ønsker vi at du skal følge våre rutiner for mottak av mistanke, melding eller anklage:

1. Finn et skjermet sted å ha samtalen. Lytt nøye, bekreft det du har hørt og opptre rolig. Ta gjerne notater under samtalen (om det er naturlig) eller umiddelbart etterpå. Informer om at alt personen forteller deg vil holdes fortrolig, men at du har plikt til å fortelle det videre til ledelsen. Hvis det er praktisk mulig skal det være to tilstede ved mottak av melding. 

2. Sikre situasjonen for den utsatte. Vurder om det er behov for akutt psykisk eller fysisk helsehjelp til den som er utsatt. Det er ditt ansvar å ivareta personen inntil andre ansvarspersoner overtar. Gi trygghet, slik at den utsatte opplever å bli trodd. 

3. Varsle umiddelbart ansvarlig for Trygg på arrangementet eller generalsekretær direkte. Hvis dette ikke er mulig, kontakt styreleder eller assisterende generalsekretær. Gjelder varselet Trygg-ansvarlig/generalsekretær, kontakter du styreleder. Kontakt aldri den som anklages.

4. Ved alvorlige fysiske overgrep skal Trygg-ansvarlig/generalsekretær bistå den utsatte med besøk til legevakt for fysisk og psykisk helsehjelp og for å sikre bevis. 

5. Det er generalsekretærs ansvar å varsle foresatte og eventuelt barnevern. Hvis den utsatte er under 15 år skal foresatte og/eller barnevern varsles. Dersom den utsatte er 15 år eller eldre bør kontakt med foresatte skje i dialog med den utsatte.

6. Generalsekretær, eller annen utpekt person, har ansvar for videre saksgang og oppfølging av situasjon som beskrevet i våre retningslinjer.  

6. Instruks for leting etter savnet deltager

Dette innebærer at vi ikke vet hvor en eller flere deltagere er, at den/de det gjelder ikke svarer på telefonen og at vennene deres vet hvor deltageren(e) befinner seg.

Dersom en deltager blir savnet er det leirsjef i samråd med nestledere som har det overordnete ansvaret for å lete. Ved mistanke om savnet deltager skal derfor leirsjef varsles umiddelbart, det er deretter leirsjef som overtar ansvaret.

Leirsjef organiserer leting etter deltageren etter følgende rutine:

Dersom leiren går inn i ekstraordinær beredskap gjelder instruksen for ekstraordinær beredskap. 

7. Branninstruks

Denne instruksen gjelder alle former for tilløp til og mistanke om brann, både inne og ute.

Den/de første på stedet følger alltid branninstruksen, varsler brannvesenet på 110 og varsler deretter leirledelsen. Brann medfører at vi går inn i ekstraordinær beredskap og at ledelsesstrukturen for ekstraordinær beredskap følges. Den/de første på stedet gjør følgende ved brann:

REDDE LIV /EVAKUERE:

1. Få alle ut av bygningen det brenner i, varsle alle i brannområdet 

2. Sjekk alle rom hvis mulig, men ikke utsett deg selv for fare

3. Gi beskjed høyt om at oppmøtested er volleyballbanen ved brua
   
   

VARSLE:

4. Ring brannvesenet på 110
   Husk at du ringer fra Risøy Folkehøyskole, Risøyveien 15, 4912 Gjeving

SLUKKE/BEGRENSE BRANNEN:

5. Lukk dører og vinduer 

6. Bruk nærmeste brannslukningsobjekt (pulverapparat, CO2-apparat, brannslange, ullteppe, lokk, vann)

VEILEDE: 

7. Leirsjef: Møte brannvesenet 

8. Oppmøte på parkeringsplassen på toppen for alle

9. U-ledere: Samle egen gruppe. Telle over antall personer, ta vare på egne deltagere. Rapporterer til nestleder Øyvind Seime

Opptre rolig.

Forebygging og ansvar:

Alle voksne har ansvar for å kjenne rømningsveiene og nærmeste brannslukningsutstyr der de til enhver tid befinner seg.

Leirledelsen har ansvar for å informere om samlingssted ved brann og gjennomføre brannøvelse første dag på leir. 

8. Instruks ved ekstremvær/naturkatastrofer

Dette omfatter naturkatastrofer og ekstremvær som truer sikkerheten til og/eller skader deltagerne på leiren.

Leirsjef er ansvarlig for å avgjøre at ekstremvær/naturkatastrofer innebærer at vi går inn i ekstraordinær beredskap. Ledelsesstrukturen fra ekstraordinær beredskap gjelder. Leirsjef kontakter nødetatene på 113 ved behov og følger deres instrukser.

Fire generelle punkter for håndtering av ekstremvær/naturkatastrofer:

• Etablere oversikt over situasjonen

• Legge plan for håndtering og følge nødetaters veiledning

• Samle og telle deltagere, roe ned og gi informasjon

• Ved behov for å forlate bygningen følges lokal evakueringsplan som ved brann
  
  

Ekstra tips for ulike situasjoner:

Ved storm/orkan:

• Hold dere innendørs

• Søk tilflukt i et rom uten vinduer, helst en kjeller 

Ved flom/oversvømmelse:

• Slå av sikringene for alle rom som er oversvømt hvis mulig

• Evakuer bygningen hvis mulig og dersom nødetatene instruerer om det

• Er det ikke mulig å evakuere: Søk tilflukt i øvre etasjer/på taket mens dere venter på nødetatene

• Unngå flomvannet
  
  

Ved jordskjelv:

• Befinner du deg på grunnplan og nær en åpen plass: Forlat bygningen og søk tilflukt på en åpen plass (unna alt som kan falle over dere)

• Befinner du deg på høyere eller lavere plan eller på grunnplan, men ikke i nærheten av en åpen plass: Sett deg ned på huk og dekk hodet. Søk du tilflukt under bord, i trappeoppgang eller andre steder som kan beskytte deg mot fallende gjenstander. 

• I etterkant er det viktig å begrense brannfaren ved å kutte strømmen. Sikre også at alle dører/nødutganger lar seg åpne.
  
  
  

9. Instruks ved alvorlig voldsutøvelse og terror

Dette omfatter utøvelse av vold og/eller terror som truer sikkerheten til og/eller skader deltagerne på leiren.

Ved alvorlig utøvelse av vold og/eller terrorangrep mot arrangementet skal første som oppdager dette varsle nødetatene umiddelbart. Politi og lokale myndigheter vil deretter ta over ledelsen. Følg deres instrukser og evakuer leirstedet.

10. Instruks ved dødsfall

Dette innebærer at en person på leiren omkommer.

Dødsfall behandles som en akutt medisinsk hendelse. Første på stedet sikrer ulykkesstedet, tilkaller ambulanse på 113 og varsler deretter leirledelsen. Dødsfall medfører at vi går inn i ekstraordinær beredskap og følger denne kommandostrukturen.

Ved dødsfall skal først ankomne på stedet, etter å ha sikret og varslet, fjerne alle andre deltagere fra (ulykkes)stedet. Deretter blir først ankomne eller ledere sittende ved den omkomne til ambulanse kommer og stadfester dødsfallet. 

Krisekommunikasjon

1. Instruks for varsling av foresatte/kontaktpersoner

Denne instruksen gjelder i alle tilfeller der foresatte/kontaktpersoner skal varsles om ulykker, sykdom og andre kritiske hendelser.

Det er leirsjef som skal varsle foreldre/kontaktpersoner ved kritiske hendelser.

Ved dødsfall eller svært alvorlig skade er myndighetene ansvarlig for informasjonen. I slike situasjoner kan følgende setning måtte brukes: "Det har skjedd en alvorlig ulykke. Jeg kan dessverre ikke si mer nå" selv om du vet at noen er død og hvem det er. Dødsmelding skjer alltid gjennom politi.

Ved mindre alvorlige hendelser er leirledelsen ansvarlig for at involverte deltagere får kontaktet sine foresatte/kontaktpersoner. Liste over foresattes kontaktinformasjon og relasjon til deltager ligger på deltagerlisten som leirledelsen alltid har tilgjengelig.

Dersom vedkommende selv ikke er i stand til å kontakte sine foresatte/kontaktpersoner kan følgende oppskrift brukes:

1)   Forsikre deg om at du snakker med rette vedkommende.

Er det (navn) mor/far/etc til (deltager)?

2)   Presentasjon av deg.

Dette er (navn) fra XXX-leir

3)   Hva har skjedd?

(Deltagers navn) er blitt skadet/syk. Lege er kontaktet/ambulansen er på vei.
Gi nøktern informasjon om det du vet til nå.

Ved seksuelle krenkelser skal foresatte alltid varsles dersom utsatte er under 16, er utsatte 16 eller eldre skal hen selv bestemme om foresatte varsles, men vi vil forsøke å oppfordre til det. Unntaket er dersom den seksuelle krenkelsen skjer i tilknytning til hjemmet (utøver er bror/mor/far), i slike tilfeller skal foresatte ikke varsles. Istedenfor varsles barnevern/politi. 

2. Instruks for samling av deltakere ved kriser og ekstraordinær beredskap

Når vi går inn i ekstraordinær beredskap vil vi i de fleste tilfeller (avhenger av situasjonen) samle deltakerne. Denne instruksen omhandler hvordan informasjon gis i en slik situasjon. 

Ansvarlig for å gi deltakerne informasjon ved en samling under ekstraordinær beredskap er leirsjef eller en person som leirsjef har delegert ansvart til. 

Følgende retningslinjer følges for informasjonen som gis:
  

• Informer om hva som har skjedd

  • Når situasjonen begynner å roe seg, gi nøktern og saklig informasjon om hva som har skjedd 

    • OBS! Personvern og vi informerer ikke om dødsfall

  • Ikke gi mer detaljer og vonde opplysninger enn nødvendig.

  • Forsikre om at de skal få vite mer så snart nye opplysninger er tilgjengelig.

  • Oppfordre til ikke å spre informasjon, for å skjerme den rammede og familien, til situasjonen er mer avklart. Dette gjelder også på sosiale medier.

  • Gi mulighet til spørsmål, men gi kun helt sikre svar.

• Roe ned og trøste

  • Gjør det legitimt å vise følelser.

  • Oppfordring til å trøste hverandre.

  • Vis selv nærhet ved forsiktig berøring og trøst til de som trenger det mest.

• Fortell hva som skal skje

  • Om dagen fortsetter eller hva som vil skje

  • Det blir anledning til å prate med ledere

  • Avklar om det er noen som ønsker å dra hjem, eller trenger ekstra oppfølging

3. Instruks for mediehåndtering og kontakt med presse

Dette innebærer at media tar kontakt, det kan være i forbindelse med en ulykke, men også bare for å lage en reportasje om leiren.

Det er generalsekretær/pressesjef som har kontakt med media. Andre skal ikke uttale seg til media, med mindre generalsekretær/pressesjef aktivt har godkjent det.

Dersom du blir kontaktet av media, henviser du til generalsekretær/pressesjef.Vi skal aldri offentliggjøre navn på forulykkede eller skadde, dette er politiets oppgave.

Oppfølging i etterkant

1. Instruks for psykososial bistand til utsatte etter hendelser

I etterkant av en krise/hendelse er det vanlig og naturlig å få en reaksjon. Det er derfor viktig at utsatte får nødvendig bistand i etterkant. Denne instruksen gjelder i etterkant av alle former for alvorlige hendelser.

Det er leirsjef, i samråd med psykososialt ansvarlig og førstehjelpsansvarlig, som har ansvaret for psykososial bistand til utsatte i etterkant av hendelser/kriser.

For utsatte kan det være stor hjelp i en god samtale og psykososial omsorg. Ta god tid til å snakke gjennom hva som skjedde og hvordan den utsatte opplevde hendelsen. La den utsatte få snakke ut og fortelle om sin opplevelse. Vis medfølelse og gi personen rom til å vise følelser. Ved behov (og avhengig av alder) involveres den utsattes foresatte eller andre kontaktpersoner. 

2. Instruks for debrifing av hjelpere etter hendelser 

I etterkant av en krise/hendelse er det nødvendig å ivareta de som fungerte som hjelpere under hendelsen. Denne instruksen omfatter debrifing av hjelpere i etterkant av alvorlige hendelser.

Det er leirsjef, i samråd med psykososialt ansvarlig og førstehjelpsansvarlig, som har ansvaret for debrifing av hjelpere i etterkant av hendelser/kriser. 

For hjelpere er det nødvendig med en skikkelig debrifing. En debrifing kan foregå i en uformell setting, og trenger ikke ha faste punkter man må gjennom. Her er noen momenter som burde inkluderes i samtalen:

1. Det er viktig at alle involverte får samme oppfattelse av hendelsesforløpet, slik at man unngår misforståelser og skyldfølelse. Gå gjennom hendelsesforløpet, og la de involverte få presentere sin opplevelse av saken.

2. Informasjon om hva som skjer videre. Bli enige om hvem som følger opp hvilke saker, og hvordan man skal fortsette resten av leiren.

3. Vær raus, vis medfølelse og la folk få tid til litt ekstra ro dersom det er nødvendig.

4. Hjelperne kan også bidra med forbedringspunkter og erfaringer som kan tas til etterfølge og inkluderes i rapporten. 

3. Rapportering

Gjelder i etterkant av alle hendelser beskrevet i denne beredskapsplanen. Dersom det oppstår hendelser som fører til at beredskapsplanen blir aktuell, er det viktig med en rapport, for å evaluere om systemene fungerer.

Den aktuelle ansvarspersonen for hendelsen (psykososialt ansvarlig, førstehjelpsansvarlig, leirsjef eller tryggansvarlig) har (i samråd med første på stedet) ansvaret for å rapportere. 

I etterkant av arrangementet skal alle rapporter om medisinske og psykiske hendelser samles i en felles rapport.